Estão a ver a frase e sensação conhecida relativamente ao guarda-roupa de tanta roupa e nada para vestir? Então, a sensação é definitivamente mais vasta e afecta mais do que só o nosso armário cheio até às costuras. Também sucede, muito frequentemente, a muito boa gente, muitas clientes minhas de Coaching com uma das questões que mais trabalho – ter muita coisa para fazer e nada feito. Ou simplesmente nem saber por que ponta dos afazeres/objetivos/tarefas pegar. E damos entrada livre à nossa amiga procrastinação, tanto que fica basicamente a viver connosco por tempo indeterminado. E nem paga renda ou ajuda cá em casa, a fidalga! Entramos num loop de acumulação de afazeres em atraso que geralmente só pressões externas conseguem dar andamento ou obrigar a resolução à força, seja de que maneira for, que, geralmente, não seria a forma ideal ou a que mais gostaríamos.

Do que é que estou a falar, então? Do comum problema de falta de organização ou, pode até nem ser uma questão de organização, que muitas de vocês até têm agenda e escrevem listas e tudo e tudo mas falham na concretização dos próprios planos. Estou só a falar de ouvir dizer e de casos de clientes, nem sei nada sobre esta situação. Nop, nadinha!!… Mentira!! Eu própria costumo falhar redondamente na parte de seguir os meus planos e cumprir o que agendei, até porque não tenho forças e pressões externas, como prazos e chefes, que dão aquela motivação forçada. Tenho que ser eu a fazer esse trabalho e a minha capacidade de foco numa só tarefa não é caso de estudo exemplar, certamente, assim como o meu perfeccionismo e expetativas fazem com que seja a presidente do clube dos procrastinadores. Ah, isso não existe? Acabei de inventar e de me auto-nomear presidenta, considerem-se informadas!

Bom, mas vamos tentar resolver este problema de todas nós, não só para darmos conta do muito que temos que fazer, porque a ideia até é fazer menos ou não tudo de uma vez – somos só humanas – mas para, sobretudo, vivermos menos assoberbadas, stressadas, ansiosas e com a sensação de desorganização e não saber para onde nos virarmos a pesar-nos sobre os ombros. E a recolha de toda a nossa atividade e preocupações mentais e organização dessa informação de forma a torná-la realizável sem tanto caos é o primeiro passo obrigatório dos 7 seguintes para melhor organizarmos a nossa vida:

1. Recolha de informação e sistemas de organização

Primeiro, que ferramentas usam para se organizar? Confiam apenas na vossa memória? Vão fazendo o que aparece? Do que se lembram? O que vos mandam fazer? Por muito espetacular que seja a vossa memória chegamos a pontos na vida com tantas necessidades de áreas diferentes que eu quero arriscar dizer que é, justamente, um risco confiar só na nossa cabeça. Até porque para deterem maior controle e visão dos vossos projetos, mesmo os pessoais, acredito que o mínimo de sistema de recolha e gestão da informação é fundamental. Então, seja o clássico e analógico papel – cadernos, bullet journal (bujo), agendas, etc, – ou recursos digitais como a agenda e notas do telemóvel, aplicações específicas de organização que existem aos milhares, ou inclusive um mix de analógico e digital, o que interessa é escolherem os vossos sistemas de organização. O que funcionar para vocês. O que seja mais intuitivo e fácil de usar porque o objetivo é que os usem mesmo e se exigir muita logística a que não estejam dispostas, mais difícil se torna a criação do hábito de organização.

2. Escrever listas de tudo a fazer por categorias

Depois de escolhidas as vossas ferramentas é altura de depositarem toda a vossa ocupação mental no papel ou no digital. Provavelmente já têm listas de tudo e mais alguma coisa espalhadas por todos os cantos da casa mas vamos tentar reunir toda essa informação no mesmo sítio para saberem, justamente, onde ela está. Então, o que vos sugiro e que eu mesma faço, é criarem listas divididas por categorias – todas as necessidades, coisas a fazer, objetivos a cumprir, sonhos a realizar, tudo, para, por exemplo, a área de trabalho e pessoal – casa, família, amigos, recursos financeiros, saúde, estilo e beleza, hobbies, formação e desenvolvimento pessoal e que outras categorias e sub-categorias fizerem sentido para o vosso contexto. A ideia aqui é mesmo recolherem toda a informação, sem grande edição, para cada área (eu até acabo por me guiar pelas fatias que considero no exercício da Roda da Vida, que podem consultar aqui) e aliviarem o vosso espaço mental e o medo de se esquecerem de alguma coisa. Num caderno, podem usar uma folha para cada área ou no telemóvel uma nota separada para cada lista, por exemplo. Mas, mais uma vez, identifiquem a ferramenta que saibam que facilmente conseguem recorrer e usar mesmo.

3. Decidir que área/s e atividades são mais importantes e prioritárias

Como calculo que irão surgir listas telefónicas de afazeres e ideias e como é humanamente impossível fazer tudo de uma vez eis que surge o maravilhoso conceito e tantas vezes ignorado das… PRIORIDADES! Sim, assim mesmo em caps lock que é para perceberem a importância da coisa. Porque até podem conseguir concretizar todos os items das vossas listas mas garanto-vos que não conseguem fazer isso tudo já, ao mesmo tempo. Logo, há áreas mais prioritárias que outras neste momento. Há tarefas que dependem de outras que têm que ser realizadas primeiro. E há projetos a longo prazo assim como uma curva de aprendizagem e de tempo necessário para que certas atividades se tornem hábitos, por exemplo. Portanto, aqui também uso o exercício da Roda da Vida que pede para identificar a fatia de alavancagem, ou seja, a área que se dedicarem a melhorar o nível de satisfação nela irá ter maior impacto positivo em todas as outras áreas da vossa vida. Assim, que área e atividades sentem que exige a vossa dedicação imediata? (ou áreas mas não mais do que duas e o ideal é ter o foco em uma apenas de cada vez, mas como a vida não se compadece com idealismos, quero apenas que tenham em mente que a nossa energia é limitada e se queremos ter bons resultados num objetivo, provavelmente a nossa atenção terá que estar dedicada a isso). O vosso bem-estar e sucesso geral depende da concretização de que objetivo? Qual a área/objetivo mais importante? E a seguir? E a seguir a esse?

Exemplo pessoal deste ano e do momento: tenho as minhas listas num caderno, frequentemente revistas, das várias necessidades aqui do meu projeto e das várias áreas pessoais, e ao fazer o meu exercício da Roda da Vida já do ano passado percebo que a área da saúde é mais do que prioritária há anos já! O trabalho está sempre na linha da frente também e realmente tem sido sempre o meu foco principal. Mas senti que para ser bem-sucedida de uma vez no objetivo de perder o peso a mais ganho nos últimos anos e substituir maus hábitos alimentares eu tinha que dedicar a minha atenção a 100% a esse trabalho. E foi o que fiz e tem corrido bem e está neste momento num estádio já tornado hábito mais sustentado, resultado do tempo que lhe dediquei. Mas para isso acontecer, conscientemente, deixei de lado investidas em objetivos de trabalho e até iniciativas de vida social porque senti que não tinha capacidade para distribuir bem a minha atenção por tudo e haveria situações que colocariam em causa o meu objectivo de saúde – já se sabe que situações sociais que envolvam comida são o diabo em pessoa! E para uma viciada em comida não diagnosticada em recuperação era importante eu alterar o meu meio para me focar a sério no que queria para mim. E não era para sempre (prioridades, lá está!), até porque já voltei a enfrentar as situações diabólicas mas agora com mais confiança e conhecimento e com hábitos diferentes também. E no momento, a área da saúde continua no top 1 de prioridades porque ainda não atingi o objetivo pretendido e ainda quero introduzir o hábito do exercício, que comigo é mesmo um passinho de cada vez. Mas o trabalho voltou ao top quase a par do primeiro lugar e está a ser também o meu foco que está na hora de realizar as minhas listas desta área. No top 3 está o grande projeto de mudar de casa mas como senti que seria muita atenção de uma vez para setembro, é um objetivo que agendei para começar a trabalhar nele e procurar casas só a partir de janeiro e até lá, idealmente, juntar mais dinheiro que faz sempre jeito. E pronto, assim por fases e com dedicação consciente a cada objetivo de cada vez, vou cumprindo tudo o que quero para mim. A paciência e pressa podem ser inimigas neste processo mas como já aprendi, à força, que a pressa é realmente inimiga da perfeição ou da acção sequer, desenvolvi a capacidade de ter mais calma e assim vou fazendo muito mais. E claro que há sempre outras áreas, como as nossas relações e cuidados pessoais e da casa habituais, que estão sempre presentes mas que também só acontecem se fizermos o passo seguinte – agendar!

4. Planear e agendar as vossas prioridades pelos próximos meses

Pois é, as prioridades das vossas listas de áreas prioritárias só se concretizam se lhes atribuírem uma data específica para acontecerem ou prazo limite. Portanto, o primeiro planeamento mais macro será por meses – comecem pela vossa principal área de acção e objetivo e definam o que querem que esteja a acontecer neste mês, no próximo, até ao final do ano e até estar concluído, se for um projeto finito. Façam uma linha temporal de trás para a frente se for mais fácil desde a altura de conclusão do objetivo e pensarem o que tem que estar a acontecer imediatamente antes e assim por diante até ao presente. Podem inserir essa informação na lista respetiva e as datas mais específicas nas tarefas correspondentes, assim como apontar mesmo na vossa agenda em papel, se usarem, ou no calendário do e-mail ou do telemóvel. Com lembretes, se for necessário essa responsabilização extra.

5. Planear o mês – as primeiras tarefas a cumprir das vossas listas prioritárias e das listas habituais

Da vossa lista de área prioritária e objetivo principal definido, quais são as primeiras tarefas a que se podem dedicar já? Como podem e devem começar a trabalhar nele? Qual será o vosso foco neste próximo mês? Sejam realistas e não coloquem este mundo e o outro no agendamento. Aqui, por exemplo, como uso uma agenda em papel que tem um espaço e calendário no início de cada mês, eu faço uma breve lista de objetivos para cada uma das minhas áreas de foco (no trabalho, que temas de posts no blog cada semana, que tarefas daquelas de backoffice já em atraso eu me vou dedicar, etc), assim como compromissos e questões mais rápidas e únicas a cumprir, por exemplo, levar o carro à oficina, consultas médicas, marcar uma viagem, marcar cabeleireiro…

6. Planear a semana – seleccionem as tarefas da vossa lista mensal que querem agendar pela próxima semana

Da lista mensal, que já é uma triagem daquelas listagens enormes iniciais, lembram-se?, ao fim-de-semana, por exemplo, dediquem um tempinho a planear a vossa semana e aloquem as tarefas e atividades que querem concluir nos próximos 7 dias. E quando digo alocar é mesmo definir dia e hora, de preferência! Portanto, querem ir ao ginásio duas vezes por semana – a que dias e a que horas? Escrevam na vossa agenda/calendário. Eu quero escrever este post – como sou boa menina cumpridora lá defini o dia e hora e também tempo estimado que a tarefa me ia ocupar. Ora, estimativas são isso mesmo, logo, pouco certas, portanto a concretização desta tarefa não correu naaaada como planeada porque o post está grande e, assim, está a levar-me mais tempo, como é uma tarefa mais morosa eu procrastino religiosamente mas também não vos estou a dizer que isto do planeamento tem que ser perfeito, porque não é! O que defini para mim é que esta tarefa tinha que ser feita e o post sair no dia definido de qualquer forma, portanto, não vos digo a hora a que estou a escrever neste momento mas o certinho é que o post vai sair! O processo é conturbado mas desde que façam o que planearam ou que avancem de alguma forma, já é uma vitória. Já é mais do que o que estavam a fazer nos tempos de tanta coisa para fazer e nada feito, certo? E a questão é que também avaliam como correu e ajustam, portanto, de que forma é que me posso dedicar a esta tarefa para não a adiar até à última? Será melhor dividir uma tarefa grande em passos pequenos e vou fazendo durante mais dias? Não sei ainda, é uma hipótese e provavelmente será esse o planeamento da próxima semana. Então, neste passo é altura de distribuírem as vossas tarefas prioritárias e compromissos e habituais pela vossa agenda/calendário semanal com tempos de duração estimados e horas definidas. Incluindo a distribuição ideal do vosso tempo de acordo com o vosso dia-a-dia ideal (saber mais aqui) – quantas horas querem ocupar a trabalhar? A cuidar da casa? A fazerem atividades de que gostam? Não se esqueçam da parte do realismo e deixem espaço para imprevistos e o bom do nada, sim, tempo para fazer nada, o tempo com a família, tempo só para vocês…aquelas coisas que acabam sempre desvalorizadas e, logo, não agendadas. Aqui, planeia-se tudo, minhas meninas!

7. Planear e rever o dia – do planeamento semanal que tarefas cabem no dia de amanhã

Na noite anterior ou ao começar do dia revejam e ajustem o planeamento diário, a vossa to do list (papel ou digital) porque há sempre imprevistos e informação nova que pode surgir e que não tinham na altura do planeamento semanal, assim como tarefas que possam passar de um dia para o outro. Se isto acontecer com muuuuita frequência revejam a parte do realismo – será que não estão a ser demasiado ambiciosas com o vosso planeamento e a incluir mais tarefas que horas disponíveis? Eu sei que acham à partida que é possível e é bonito ser assim tão optimista e cheias de confiança em vocês próprias mas se não é realista gera frustração e frustração pode levar a desistência dos objetivos e sabem o que interessa? Avançar! Fazer! Seja pouco a pouco e de forma mais lenta que o esperado mas mais vale pouco que nada, certo?

Fiquem aqui com o reforço da Marie Forleo e o truque dela de planear o dia seguinte:

Existem imensos livros de produtividade e organização e dos mais conhecidos é o conceito de GTD – Get Things Done – do David Allen mas que eu achei bastante complexo e confuso, logo, tentei aqui simplificar um exemplo de processo de organização que podem usar ou aproveitar o que vos faz sentido e criar o vosso. O que achei e acho importante é a base daquilo que já faço com o conceito de armário cápsula – triar e reduzir! Neste caso, também nas vossas listas de tarefas e objetivos, ou seja, criar capsule to do lists – mais uma invenção aqui da menina! Neste sentido, naquelas listagens depositórias iniciais, tudo o que escreveram é importante e essencial? O que podem retirar? Tirando tudo da cabeça, triando se possível, em seguida é importante implementarem o vosso sistema que vos permita concretizar.

Portanto, resumindo todo o processo: decidam um (dois no máximo) objetivos em que se foquem, organizem a vossa vida em torno dele – definam prioridades e coloquem em prática dizendo sim ao que realmente importa e não ao resto. Tornem as ações realmente palpáveis agendando prazos mensais e dias e horas certas em cada semana e mais especificamente para cada dia. E com a vossa vida registada e monitorizada por hábito acreditem que concretizam muito mais, ao fazer menos. ♥

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